Slik lagrer og deler du filer trygt
Denne siden forklarer hvor du trygt kan lagre ulike typer filer i jobbsammenheng, og hvordan du kan dele dem med kollegaer.
Viktig: Unngå lokal lagring på din PC/enhet for å forhindre tap av data.
Filer lagret lokalt på pcen i mapper som «Nedlastinger», «Skrivebord» eller «Bilder» sikkerhetskopieres ikke, så sant du selv ikke velger å legge de til i onedrive appen din.
Filene kan slettes ved systemoppdateringer eller bytte av PC. Du er selv ansvarlig for sikker lagring.
Dine private filer: OneDrive
For dine personlige arbeidsfiler har du tilgang til OneDrive, din «private» skylagring.
- Hva er det? OneDrive er et sikkert sted i skyen for dine individuelle arbeidsdokumenter. Filer du lagrer her er kun tilgjengelig for deg. Så sant du selv ikke velger å dele filer med kolleger (må gjøres fra office.com)
- Hvordan får du tilgang?
- Via nettleseren: Gå til office.com og logg inn med din kommunale e-postadresse og passord.
- Via OneDrive-appen; Denne er lastet ned på alle administrerte pcer fra FARTT og skal ikke benyttes på private enheter. Logg inn med din kommunale e-postadresse og passord.
- Hva kan du lagre?
- Alle dine private arbeidsrelaterte filer.
- Viktig:
- Ikke lagre personsensitive opplysninger i OneDrive.
- Hva skjer når du slutter?
- Filer i din OneDrive slettes permanent 30 dager etter at din brukerkonto er deaktivert.
Filer for samarbeid: Teams
Når du skal jobbe sammen med kollegaer og dele filer med team, skal du bruke Teams.
- Viktig: Ikke lagre personsensitive opplysninger i Teams.
- Hva er det? Teams er en plattform for samarbeid hvor du kan dele filer med medlemmer i ulike team og kanaler. Tilgangen til filene styres av rettighetene i det spesifikke teamet eller kanalen.
- Hvordan får du tilgang? Du får tilgang til filer via Teams-applikasjonen (enten skrivebordsapp eller nettleserversjon).
- Hvordan jobber du med filene? Du kan redigere filer direkte i Teams eller åpne dem i skrivebordsapplikasjonen (f.eks. Word, Excel, PowerPoint).
Håndtering av personsensitive filer
Filer som inneholder sensitive personopplysninger skal alltid lagres i godkjente fagsystemer.
- Det er strengt forbudt å kopiere, sende på e-post, lagre i OneDrive eller andre skyløsninger for deling av slike filer. Dette er for å sikre personvernet og overholde gjeldende lover og regler.
Skjermkopier
- Det er ikke tillatt å ta skjermkopier (med mobil eller andre applikasjoner) av personsensitive opplysninger eller annen informasjon som er unntatt offentlighet.
