Retningslinjer for bruk av e-post i IKT Fjellregionen IKS.
Jeg er klar over at:
- E-post kun skal brukes til å sende åpen informasjon.
- Kryptert e-post kan benyttes til å sende konfidensiell informasjon. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. E-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, kommenteres eller besvares.
- Vedlegg til e-post skal ikke åpnes, med mindre forsendelsen kommer fra en avsender det er rimelig å forvente ønsker saklig kontakt med kommunen.
- Det er ikke tillatt å starte eller videresende kjedebrev eller e-post med støtende, undertrykkende eller diskriminerende innhold.
- Ved planlagt fravær over lengre tid er det mitt ansvar å sørge for at meldinger til virksomheten ikke blir liggende uåpnet på min e-postkonto. Planlagt fravær ut over tre dager skal fraværsassistenten benyttes.
- E-post som er lagrings- eller arkivverdig skal lagres i henhold til FARTT regler for arkivering og journalføring.
- E-post kan ta mye plass, og jeg skal slette meldinger som ikke lenger er aktuelle eller lagringsverdige. Jeg skal periodisk gjennomgå og slette e-post minst hvert halvår.
- E-post med privat innhold skal snarest mulig flyttes til mappe merket Privat.
- E-postkonto og innhold skal slettes når en bruker slutter eller på annen måte fratrer.
- Det er ikke tillatt å registrere kommunens e-postadresse i private abonnementstjenester eller kjøp/salg.
- Oppkobling av e-post med tilhørende tjenester skal kun godkjente applikasjoner fra FARTT benyttes
Privat bruk
Det er ikke tillatt å bruke din jobb epostadresse i privat sammenheng, slik som bestillinger i nettbutikker, abonnement, feriereiser, transport, nyhetsbrev, frivillige lag og foreninger m.m. For dette formålet, bruk din private e-postadresse.
