Acos AS vant anbudskonkurransen med leveranse av nytt sak- og arkivsystem for alle FARTT kommunene.
Acos er ingen ukjent leverandør for FARTT, hvor vi allerede bruker Acos på nettsider (Web), skjemaløsninger (Interact) og bookingsløsning (Booking). Med å knytte nytt sak- og arkivsystem sammen med våre fagsystemer, vil vi få en komplett, fremtidsrettet, digital saksbehandling og arkiv. Med Acos WebSak+ vil vi kunne effektivisere kommunikasjonsflyten i kommunen og mot publikum.
Acos WebSak+ er en moderne skybasert applikasjon, hvor brukervennlighet, samhandling og datafangst står i sentrum. Elektronisk byggesaksbehandling (Acos Eiendom) blir nå innført, som for forenkler saksbehandlingen til Plan, Bygg og Geodata. Med Acos WebSak+ vil FARTT kommunene være rustet mot fremtidens løsninger for saksbehandling, arkivering og digitalisering.
Bakgrunnen for anskaffelsen er at dagens sak- og arkivsystem (ESA fra Sikri) fases ut, og med nye nasjonale fellesløsninger var det behov for å modernisere hele saksbehandlingen og samhandling mellom alle aktører. Nye krav til både arkivering, samhandling, personvern, datafangst og digitalisering står sentralt i anskaffelsen.
Foreløpig tidsplan er oppstart i slutten av november og opplæring starter i uke 7 og foregår frem til uke 18. Innføring av Acos WebSak+ og Eiendom skjer i løpet av mai, og innføringsprosjektet ferdigstilles i midten av juni 2023. Overgang til Eiendom+ skjer i slutten av 2023.
Publikum vil også merke digitaliseringen mot bedre innsynsløsninger, mer tilpasset informasjon på nettside og selvbetjente løsninger. Avtalen har en verdi på underkant av 8 millioner over en 3 års periode, med opsjon på forlengelse på 7 år.
Litt om historien om prosjektet
Allerede i november 2020 ble det satt i gang en utredning med anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem for FARTT kommunene, og styret i FARTT vedtok 19.11.2021 om å starte prosessen med anskaffelsen. En prosjektgruppe som består av representant for hver kommune, jobbet hele vinteren 2022 med utarbeidelse av kravspesifikasjon og anbudet ble lagt ut på Doffin 30. mars. To leverandører deltok i konkurransen, og meddelelse av konkurransen ble sendt ut 21.oktober.
Prosjektgruppe – anskaffelse sak- og arkiv
Prosjektgruppen består av: Erland Horten, Christina E. Jensen, Live Mestvedthagen Ryen, Erland Horten, Eva Tørhaug, Toril Eva Steien og Kai Røen (prosjektleder). Torstein Olsen i Abakus har bistått med anskaffelsen.
Om Acos WebSak
Dokumenthåndteringskonseptet til ACOS omfatter alt fra datafangst, registrering, samhandling, produksjon, behandling, arkivering, deling, publisering og ekspedering av virksomhetens dokumenter på en sikker måte. Våre tjenester inkluderer også trygge og solide integrasjoner med fagsystemer og datalagring mot din prefererte arkivkjerne for å etablere komplette og sammenhengende tjenester.
Mer informasjon om Acos
Vi gleder oss til å jobbe sammen med Acos og ta i bruk WebSak+ med alle tilhørende og kommende funksjoner, med mål som å forenkle saksbehandlingen for alle våre brukere, eksterne aktører og innbyggerne i FARTT kommunene.
