Vi får mye spørsmål om hvordan man sender og mottar sensitive personopplysninger, og nye retningslinjer og veiledninger er på vei.
Datatilsynet sier det helt klart: Når fødselsnummer (11 siffer) sendes i e-post eller ved hjelp av annen telekommunikasjon, skal det krypteres. Retningslinjene for e-post i FARTT kommunene sier også at det ikke er tillatt å sende fødselsnummer og/eller sensitive personopplysninger via vanlig e-post.
Følgende løsninger skal benyttes for utveksling av disse personopplysningene:
Internt i kommunen
Fødselsnummer kan oppgis via telefon eller det kan søkes opp i folkeregisteret av de medarbeiderne har tilgang til det.
Fra kommune til innbygger/bedrift
Ansatte i kommunen lager en ny sak i saksbehandling systemet, og sender dokumenter via KS SvarUt.
Mottaker mottar e-post og dokumenter via AltInn eller Digipost (eller annen digital postkasse).
Hvis avsender sender følsomme eller sensitive personopplysninger, må mottaker benytte høyt sikkerhetsnivå (nivå 4) for å motta henvendelsen.
Fra innbygger eller virksomhet til kommune
Gå inn på din kommunes nettside, se etter “Min side” eller “Selvbetjening” og bruk eDialog for å sende dokumenter til kommunen.
Løsningen fungerer både for privatpersoner og virksomheter.
eDialog krever elektronisk ID for å benytte tjenesten. Se ellers veiledninger på kommunens hjemmeside.
Søkere på stillinger
Kommunen benytter Visma Easycruit som system for rekruttering.
Dersom du er jobbsøker, kan du laste opp fødselsnummer eller annen personlig informasjon via EasyCruit.
Politiattester skal ikke sendes på e-post.
