5 Nord-Østerdalskommuner inn i fremtiden med nytt sak- og arkivsystem
FARTT-kommunene Folldal, Alvdal, Rendalen, Tynset og Tolga investerer i et nytt og moderne sak- og arkivsystem. Det stilles stadig økte krav til saksbehandling, dokumentasjon, offentlig innsyn og dialog mellom kommunen og innbyggerne.
– Det nye systemet vil bidra til god oversikt og kvalitetssikring av arbeidet vårt, som også kommer innbyggerne til gode, sier prosjektleder Kai Røen i IKT Fjellregionen IKS.
Vårt hovedmål er å levere gode tjenester og kvalitet i saksbehandlingen. Et brukervennlig og effektivt saksbehandlingssystem er avgjørende for at ansatte skal yte en god service overfor innbyggerne. Nytt system gir bedre forutsetning for:
- Effektiv og god saksbehandling.
- God intern samhandling og oversikt over saker, som utgangspunkt for dialog med innbyggere og samarbeidsparter.
- Gode løsninger for innsyn i kommunale dokumenter og beslutninger.
- Kvalitetssikring av saksbehandling innen plan- og byggesak, delingssaker og landbrukssaker, gjennom sjekklister som sikrer dokumentasjon og god saksbehandlingsprosess.
- Effektivisering gjennom digital datafangst og automatiske prosesser, samt elektroniske søknadsløsninger som forenkler søknadsprosessen for digitale brukere.
Tålmodighet i innføringsperioden
Det nye systemet settes etter planen i drift i begynnelsen av mai 2023. Overgang fra gammelt til nytt system er en omfattende og tidkrevende jobb, som innebærer både forberedelser og opplæring av mange ansatte. Dette medfører blant annet at saksbehandlerne i kommunen ikke vil få utført saksbehandling av henvendelser i noen dager i mai.
– Du må regne med at det i denne perioden vil bli noe lengre saksbehandlingstider. Vi ber om forståelse for dette, sier prosjektleder Kai Røen.
Rustet for fremtiden.
Det nye skybaserte systemet leveres av ACOS, som er en ledende leverandør av digitale løsninger til offentlig sektor.
– Gjennom det allerede etablerte FARTT-samarbeidet i IKT Fjellregionen IKS, anskaffes et felles system på tvers av kommunene, som forenkler samhandling og minsker sårbarhet, sier prosjektleder Røen.
FARTT-kommunene vil fortsette å investere i teknologi og digitalisering for å sikre at vi er rustet til å møte fremtidens utfordringer og muligheter.
– Dette innebærer blant annet at vi oppfordrer deg som skal bygge til å bruke digitale søknadsløsninger, påpeker Røen.
Samtidig er vi opptatt av at kommunen fortsatt skal være tilgjengelig for innbyggere som ikke bruker digitale plattformer, både gjennom mottak og utsending av vanlig post, henvendelser på telefon og ved personlig oppmøte.
Vårt mål er at nytt saks- og arkivsystem skal bidra til at ansatte får gode arbeidsvilkår og kan yte gode tjenester til innbyggerne våre.
Se også informasjon om anskaffelsen på fartt.no:
For mer informasjon, ta kontakt med Kai Røen på kai.roen@fartt.no eller 980 56 100.
Tynset, 17.3.2023
